Verslag bijeenkomst "De toekomst als (virtual) assistant"

Verslag bijeenkomst "De toekomst als (virtual) assistant"

In de nieuwsbrief van februari schrijft Jolanda van Driel-Rook (regioteamlid Zuid-Holland) een artikel 'Over de grens' voor de  workshop Social Media in Noord-Brabant.

Op 6 maart is het Ingrid Geul die van Noord-Holland afreist naar regio Zuid-Holland voor de interessante workshop 'De toekomst als (virtual) assistant. 

Ingrid is is als zelfstandige actief in de secretaressebranche, wel bekend onder haar bedrijfsnaam Leading Lady, allround officemanagement.

Benieuwd naar haar ervaringen? Lees dan verder.

Over de grens ...

Altijd weer spannend om op tijd te komen vanwege het verkeer, maar het is gelukt. Om 18.00 uur kom ik binnen en zie de ruimte al goed gevuld met druk pratende dames. Leuk, ik heb er zin in.

Ondanks dat ik niet bij de regio Zuid-Holland lid ben (wel bij Noord-Holland) heb ik de stoute schoenen aangetrokken om daar eens een kijkje te gaan nemen. Temeer omdat het onderwerp van de avond mij erg aansprak en ik het leuk vind om te zien hoe het in andere regio’s eraan toe gaat. Een avondje over de grens dus….

In mijn enthousiasme heb ik een vriendin mee gevraagd die op dit moment zonder baan zit – na ruim 15 jaar trouwe dienst – en de functie van VA misschien iets voor haar is. Marlies is geen lid van de NVD, dus ik introduceerde haar.

Tijdens het welkomstwoord van Ella van Zaal, Regiobestuurder Zuid-Holland werden diverse leden in het zonnetje gezet vanwege hun lidmaatschap bij NVD: een vijfjarig en een 12,5 jarig jubileum én een nieuw lid. Cadeaus, bloemen en felicitaties waren het gevolg. Goed dat hier aandacht aan wordt besteed.

Dorpshuis ‘De Juffrouw’

Locatie De Juffrouw

Vervolgens krijgen we een enthousiaste rondleiding door  “De Juffrouw” en het verhaal achter dit voormalige schoolgebouw. De oude glorie van de indertijd lagere school is creatief teruggehaald in het interieur. Ook voor de workshopleiders van deze avond, die hier hun kantoor huizen, zijn de verhalen een openbaring. Dorpshuis "De Juffrouw" is nu een zalen/vergadercentrum, bibliotheek, café én kantoorverhuurder.

Een heerlijke maaltijd volgt na de rondleiding. We zitten per 4 of 5 mensen aan een tafel en bij ons begon gelijk het netwerken. Drie van de vijf zijn voor de eerste keer bij een NVD-bijeenkomst. Twee komen via de workshopleiders en één via collega’s die lid zijn bij NVD Noord-Holland. Goed om te weten dat mond-op-mond reclame dus werkt!

Marielle-en-Mirelle

De Workshop "de toekomst als (virtual assistant)

De tijd voor de workshop breekt aan. Het onderwerp van de avond is "De toekomst als (virtual) assistant". Mireille Petit en Mariëlle Elsing van het bedrijf Elle Office Support verzorgen de inhoud van de workshop. Ze vertellen eerst wat hen heeft bewogen om voor zichzelf te beginnen. Daarna ging het over wat een Virtual Assistant (VA) doet en kan doen.
Vijf vragen (1 per tafel) zijn door ons beantwoord en zo komen we te weten hoe onze andere NVD-collega’s denken over de toekomst als (virtual) assistant. Het is interessant om zo plenair met elkaar van gedachten te wisselen. 

VA16
VA17

Hierbij een paar punten:

Toekomst/heden:
- De secretaresse wordt meer en meer een sparringpartner (voor de manager / directeur / ondernemer)
- Je bent assistent, dus ondersteunend, maar als persoon ben je gelijkwaardig aan degene(n) met wie je werkt.
- Je werkt niet meer vóór, maar juist sámen (met de manager / directeur / ondernemer).
- Je bent als assistent breder ontwikkeld en flexibeler

VA’s gaan zich vaak specialiseren, bij voorbeeld in:
- Officemanagement
- Evenementen
- Marketing (social media)
- Financiën (voeren van de boekhouding)
- Techniek (bouwen/onderhouden van websites)
- HR

VA’s zijn niet alleen zzp’ers, maar zijn ook in loondienst.
Voorbeeld is bij EY (Ernst&Young), waarbij de secretaresses allemaal VA zijn geworden en locatie/tijd-onafhankelijk werken.

On line tools

VA’s werken meer met online tools dan een assistent die voor 1 werkgever werkt. Dat komt omdat een VA voor meerdere organisaties de ballen in de lucht houdt en diverse tools haar helpt in efficiënter werken. Ook zijn die online tools handig bij het delen van documenten met zoveel verschillende partijen die allemaal hun eigen (software)systeem hebben.

Een paar tools:
- Ibabs
- Sharepoint
- Trello
- Heel veel apps
Wil je nu weten hoe deze apps werken of welke apps voor jou handig zijn? Stuur dan een mailtje naar Mireille Petit van Elle Office Support:
 
Ondanks dat de groep niet zo heel groot is (23 mensen) heb ik veel minder mensen gesproken dan ik eigenlijk wilde. Datzelfde heeft mijn introducé Marlies ook. Dat komt omdat we aan een tafel zitten en daar niet meer vandaan kwamen. We hadden wellicht ná het eten kunnen wisselen? En omdat veel mensen nog een lange tijd moeten rijden was de borrel na afloop heel kort. Te weinig tijd om nog echt na te praten. Dat doen we hopelijk weer een andere keer.

Er zijn 7(!) gasten, die de NVD deze avond voor het eerst leren kennen. Hopelijk hebben ze een goede indruk gekregen wat het netwerk NVD je kan brengen. Aan de inhoud en de leiders van de workshop heeft het in ieder geval niet gelegen en ook niet aan de organisatie door de regiobestuursleden Zuid-Holland!  Dank voor jullie inzet.
 
Hartelijke groet, Ingrid Geul en Marlies van Elk-Dikstaal