Ponthus interviewt de werkgroep Office 365

Foto bij interview pontus

De werkgroep Office 365 heeft hard gewerkt aan het realiseren van een Sharepoint en Teams pagina voor de NVD. Een plek waar we met elkaar digitaal kunnen vergaderen, documenten kunnen opslaan en ons archief kunnen beheren. Dit deden zij in samenwerking met het bedrijf Ponthus. Voor de NVD was dit proces een mooie stap in het professionaliseren van onze vakvereniging, maar ook voor Ponthus waren wij een hele bijzondere klant én ervaring. Zo bijzonder, dat zij een interview met een aantal leden van de werkgroep hebben gehouden. 

PONTHUS OVER DE NVD

Het klantenbestand van Ponthus is zeer divers en daar zijn we trots op. Extra leuk is het dan om een vakvereniging te mogen verwelkomen. Het gaat bij dit project om de NVD, de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners. Dit is een landelijk netwerk van professionals in managementondersteuning, met als doel met vakgenoten te sparren en zo verbinding, groei, vernieuwing en verdieping te vinden in het vak van managementondersteuner. De NVD vroeg om ondersteuning bij de inrichting van Office365 en MS Teams en daarmee het toegankelijk maken en beheren van alle relevante informatie.  

Het projectteam heeft natuurlijk digitaal vergaderd via Teams! Neem even een kijkje in de keuken van dit project en maak kennis met een deel van de leden van de projectgroep (De projectgroep bestaat uit 7 leden vanuit de NVD en 1 persoon van Ponthus, dit interview is met enkele leden gehouden).  

Even voorstellen: 

  • Ella van Zaal, regiobestuurder van de NVD (Zuid-Holland), is in het dagelijks leven managementassistent bij de SER, de Sociaal Economische Raad.  
  • Cynthia Heerink, sinds januari secretaris van de NVD en werkt via haar eigen bedrijf, Luna office- en projectmanagement, als project- en managementondersteuner.  
  • Cindy Huizen, al twintig jaar lid van de NVD en werkt bij Ponthus als service delivery manager. Zij is in deze projectgroep de verbindende factor en heeft eigenlijk twee petten op.  
  • Paul Huls, werkzaam als projectmanager bij Ponthus.  

HET INTERVIEW

Bij de NVD werd gebruikgemaakt van een secretariaatsbureau, dat taken uitvoerde zoals de ledenadministratie, de financiële administratie en vragen van leden beantwoorden. Ook nam dit bureau het beheer voor zijn rekening van het Document Management Systeem (DMS). Ella van Zaal: “Al met al was het een grote kostenpost. Bovendien hebben we in het coronajaar veel gebruikgemaakt van online werken, via Teams. We vonden daarom dat dit het moment was om bij de NVD digitaal te gaan samenwerken en daarbij hadden we de behoefte om documenten te kunnen delen, zonder dat die documenten op allerlei lokale laptops en pc’s kwamen te staan. Toen zijn we gaan uitzoeken wat MS Teams voor de NVD zou kunnen betekenen. We hebben een project gestart en onze leden gevraagd wie ons daarbij zou kunnen helpen. Cindy was één van de leden die zich enthousiast meldde. Met een kleine projectgroep (Ella van Zaal, Cindy Huizen, Ynske Heeringa, (NVD lid) en Madelon Gouman (regioteamlid)) stelden we een pakket van eisen op en zochten drie bedrijven die een offerte konden indienen en een pitch kwamen houden.”  

DRAAGVLAK

De projectgroep heeft na de pitch van de drie organisaties een goede afweging gemaakt en die voorgelegd aan het bestuur. De keuze viel op Ponthus. De projectgroep werd uitgebreid met Cynthia, die als secretaris een rol zou hebben bij de uitrol van dit project. Daarnaast stapten nog een bestuurslid PR & Communicatie (Jolanda van Driel) en een regioteamlid (Marianne de Proost) in. Al met al vormde de projectgroep een aardige dwarsdoorsnede van de organisatie. Cindy wist vanuit haar werk bij Ponthus al hoe belangrijk voldoende draagvlak hiervoor in de hele vereniging zou zijn. “Héél belangrijk, want het vraagt ook om een gedragsverandering.” 

Voor Ponthus was dit ook een interessante opdracht. Doorgaans houden de consultants zich bijvoorbeeld bezig met dashboards voor databeheer, het uitwerken van digitale strategieën, of het verbeteren van werkprocessen. “We verzorgen regelmatig implementaties, met name ERP. Dit vroeg best wat flexibiliteit van ons, gezien de werktijden. De NVD-leden doen dit werk immers naast hun dagelijkse werk, dus vaak in de avonden en weekenden. En interessant hierbij was de dubbelrol van Cindy. Zij houdt dan heel goed het belang van de NVD in de gaten,” vertelt Paul. 

Die dubbelrol had ook lastig kunnen zijn, geeft Cindy toe. “Maar het was juist wel mooi. Hoe ervaart een klant Ponthus nu? Dat maak je dan ook eens mee. Soms vond ik dat ik even een stapje terug moest doen en dan bewaakte ik het proces vanaf de zijkant. Het was heel leerzaam en leuk. Ik zie hoe mijn vakcollega’s gegroeid zijn, in het digitaliseren en in efficiëntie. En zo is de NVD echt een stap verder gekomen.” 

DE PONTHUS AANPAK

Paul vertelt over de Ponthus-aanpak. “We hebben een planning opgesteld, die we invullen volgens de specifieke wensen van de klant. Hoe moet bijvoorbeeld de technische basis er straks eruitzien? De NVD heeft er intern met hun gebruikers over gesproken. Daar hebben we een functioneel ontwerp op gemaakt. Er zijn workshops gegeven aan bestuur en gebruikers over hoe Teams en SharePoint te gebruiken, er is een ‘keeping it alive’-plan om te zorgen dat het ook goed gebruikt wordt als wij weg zijn. Er is zorgvuldig bekeken waar documenten worden opgeslagen, hoe de mappen in elkaar zitten en alles is stap voor stap doorgevoerd.”  

Bij dit project was de opdracht in totaal 58 mensen vanuit bestuur en regiobesturen mee te nemen. Iedereen deed mee aan de workshops. Cynthia heeft als pilot een bestuursvergadering helemaal in SharePoint en de planner in Teams opgezet en er is via Teams vergaderd. “Ja, oude communicatiemiddelen waren een week na onze start al niet meer in gebruik. Iedereen was behoorlijk ‘dedicated’. We zijn met een vrij nieuw bestuur en we hebben ervaren hoe versnipperd alle informatie was, merkt Ella op. Nu zien we meteen hoe fijn het is dat je alles kunt vinden, zegt zij.” Cindy sluit zich daarbij aan: “Om de zoveel jaar vinden er wisselingen plaats in functies. Basisdocumenten staan nu centraal opgeslagen. Voor een nieuwe bestuurder wordt het makkelijker om in te stappen.” 

Cynthia merkt op dat de werkwijze van wekelijks bij elkaar zitten en de volgende stappen door te spreken, goed is bevallen. In het projectteam pakte ieder haar rol en er was veel onderling vertrouwen. “En als er eens wat tegenviel, dan werd dat naar elkaar uitgesproken en opgelost,” zegt Ella. Wat soms moeilijk was, was de communicatie. Niet altijd zaten we op dezelfde golflengte als het om technische begrippen ging, maar uiteindelijk is het allemaal goed gekomen. 

MEERWAARDE
 
Bijzondere momenten waren er ook, zoals de migratie van alle NVD-mailboxen naar Office 365. Er is een inventarisatie van oude mailboxen gemaakt, vergeleken met de nieuwe structuur en de nieuwe mailboxen zijn in Office365 aangemaakt. Het werd spannend toen de migratie echt gedaan moest worden. Natuurlijk ging er ook wat mis, maar dat is in goede harmonie opgelost met hulp van het netwerk van de NVD. “We dachten dat er vast iemand niet los wilde van de oude structuur van de mailbox, dus we verwachtten wat weerstand op de migratie van de mailboxen. Maar dat gebeurde niet. Sterker nog, we hoorden alleen maar: ‘We gaan efficiënter samenwerken, fijn!’ Dat is een groot compliment. Iedereen zag meteen de meerwaarde ervan in,” zegt Ella. 

Ella noemt nog een ander mooi voordeel van de nieuwe manier van werken. “Iedere regio heeft een key-user. Dat zijn enthousiaste mensen die wat verder zijn dan de gemiddelde gebruiker en zijn ingezet om per regio de kar te trekken. Tijdens het eerste key-useroverleg is er direct enthousiasme en laat één van de key-users zien hoe ze Planner gebruiken binnen het team bijvoorbeeld; ze delen hun ervaringen. En daarom zijn wij nu juist een vereniging: zodat we van elkaar kunnen leren.” Cynthia vult aan: “Wat ook mooi is, is dat iedereen al die ervaring meeneemt naar haar eigen werk en de eigen organisatie.” 

Was het voor Ponthus anders werken, zo’n vakvereniging in plaats van een ander bedrijf?  
 
Paul: “De vakvereniging doet dit naast het gewone werk. Er wordt dus ook in het weekend over zaken vergaderd! De vakvereniging is zeer toegewijd. Dat kom je bij organisaties niet altijd tegen.”  

Ella: “Iedereen was heel professioneel bezig. En we vulden elkaar mooi aan. Je moet niet allemaal Ella’s of Cindy’s hebben, maar de mix werkt goed.” Straks, als het project helemaal afgerond is, wil het hele projectteam toch eens bij elkaar komen. Ze zagen elkaar eigenlijk alleen maar online.”  

DE TOEKOMST

We kijken terug op een mooi project en zijn tevreden met het resultaat. En hoe nu verder? 
“Eerst maar eens wat ervaring opdoen met alle tools die we tot onze beschikking hebben, voordat er nog verder naar de toekomst gekeken wordt,” zegt Ella.  

 

 

Landelijk nieuws Overzicht