De toekomst van Meetings en Events een interview door de Bilderberg Groep

Whitepaper Bilderberg

Is de wereld van meetings en events blijvend veranderd? Of gaan we op een goede dag weer terug naar normaal? Niemand kan de toekomst voorspellen. Maar we kunnen het wel proberen. Onze partner de Bilderberg Groep interviewde een aantal event-experts naar hun visie op de toekomst van meetings en events: Anouk Roohé, co-founder van de online meeting booking tool Meetingselect, Jan Liebregts, directeur van evenementenbureau Obsession en onze eigen NVD-ers Ingrid Geul (voorzitter) en Jolanda van Driel (Bestuurder PR&C). Lees hier het complete interview.

 anouk_rooh__1.jpg      jan_liebregts_obession_1.jpg   

Anouk Roohé en Jan Liebregts                  

Samen met de Hotel Management School in Maastricht heeft Bilderberg ruim 150 professionals gevraagd naar hun ervaringen van het afgelopen jaar en hun verwachtingen voor de toekomst. Daarnaast interviewden we drie experts over hun visie, met als centrale vraag ‘Hoe zie je de toekomst van meetings en events?’ De antwoorden en de uitkomsten van het onderzoek - terug te lezen in de whitepaper - stemmen positief. Een aantal zaken zijn onherroepelijk veranderd. Zo hebben online en hybride meetings een vaste plek in het evenementenlandschap veroverd. Maar de behoefte aan fysiek bijeenkomen is niet minder geworden. Ook daar zijn de experts het over eens.

HET INTERVIEW

Verbinding

Verbinding. Dat is het woord dat in ieder gesprek over de toekomst van meetings en events naar voren komt. De algemene opinie is dat mensen verbinden zónder fysiek bij elkaar te komen bijna niet mogelijk is. Er kan ontzettend veel online - zoveel hebben we het afgelopen jaar wel geleerd - maar écht connecten, daarvoor moet je elkaar in levende lijve ontmoeten. “Mensen hebben gewoon behoefte aan fysiek contact”, zo is de overtuiging van Jan Liebregts, mede-eigenaar en operationeel directeur van evenementenbureau Obsession. “Als je naar 9/11 kijkt, toen dachten we ook ‘ik stap nooit meer in een vliegtuig’. Maar voor we het wisten was alles weer normaal. Mensen vergeten snel. Ik denk dat er volgend jaar gewoon weer grote festivals georganiseerd gaan worden en dat de stadions weer vol zitten. Mensen willen dat. Op dit moment merken we al dat er grote behoefte is aan interne evenementen. Je moet je voorstellen: medewerkers zitten al een jaar thuis, sommige nieuwe collega’s zijn nog nooit op kantoor geweest. De binding met het bedrijf en collega’s is moeilijker te waarborgen. Bedrijven staan te trappelen om weer inspirerende en motiverende evenementen voor hun medewerkers te organiseren.”

 “Je moet elkaar zien om elkaar te begrijpen”

De wow-factor

Anouk Roohé, co-founder van de online meeting booking tool Meetingselect, is het roerend met Liebregts eens. “Door corona hebben we met z’n allen ontdekt dat je trainingen en het overdragen van kennis prima online kunt doen, al zitten daar best nog wat haken en ogen aan. Maar zodra je een connectie wilt krijgen zie je dat online niet werkt. Teambuilding online? Dat gaat niet. Je moet elkaar zien om elkaar te begrijpen. Als je elkaar niet in de ogen kunt kijken, mis je de connectie. Zelfs bij trainingen zal het effect van online in vergelijking met fysiek minder zijn. Er is minder interactie, men heeft er minder gevoel bij, er is geen wow-factor, geen fun-factor… allemaal zaken die bijdragen aan het succesvol overbrengen van een boodschap.”

“Het nadeel van online meetings is dat je niet spontaan met mensen aan de praat raakt”, beaamt Jolanda van Driel, verantwoordelijk voor de pr en communicatie bij de Nederlandse Vereniging van Directie- en managementondersteuners (NVD). “Het netwerkelement ontbreekt, en dat is juist zo belangrijk. Na corona gaan we dan ook zeker weer fysieke events organiseren. Als we de verbinding met onze leden willen behouden, kunnen we niet zonder fysieke bijeenkomsten.”

Flexibiliteit

“Zonder fysieke bijeenkomsten is een vereniging niet levensvatbaar. Zo simpel is het”, voegt Ingrid Geul toe. Geul is zelfstandig ondernemer in de secretaressebranche en voorzitter van de NVD. “Maar ik denk wel dat we straks steeds een weloverwogen keuze gaan maken. Wat is het doel van de bijeenkomst? En kunnen we dan het beste voor fysiek, hybride of online kiezen? We willen daarin flexibel zijn. Dat vragen we ook van onze partners. Een succesvolle bijeenkomst staat of valt met samenwerking. Iedereen wil dat het event succesvol wordt, in welke vorm dan ook. Dat kan alleen als je met elkaar meedenkt, je flexibel opstelt en samenwerkt.”

Op korte termijn zal er met verschillende scenario’s gewerkt gaan worden, verwacht ook Liebregts. “Als opdrachtgever wil je een locatie boeken die meebeweegt met wat wel en niet mag. Mogen de groepen groter worden? Dan willen we graag een grotere zaal. Mogen er minder mensen in de zaal, dan gaan we voor een kleinere ruimte. Of kan het publiek eventueel over meerdere ruimtes worden verdeeld? En wat zijn de mogelijkheden om het event hybride of online te organiseren? Is de benodigde techniek aanwezig? Is er een opnamestudio te realiseren? Er zijn zoveel vragen. Meer dan ooit zijn wij – schakels in de evenementenketen – op elkaar aangewezen om de antwoorden boven tafel te krijgen. Het is onze taak om te luisteren, mee te denken en veerkracht te tonen, alleen dan kunnen we een geslaagd evenement afleveren.”

nvd_ingrid_geul_v2_1060x800_1.png__348x261_q85_crop_subsampling_2_1.png         nvd_jolanda_van_driel_v2_1060x800.png__348x261_q85_crop_subsampling_2_1.jpg

Ingrid Geul en Jolanda van Driel

Space & hygiëne

Op dit moment is hygiëne een hot topic als het over evenementenlocaties gaat. Maar, en daar zijn alle experts het over eens, eigenlijk was dat altijd al zo. Ze vertrouwen erop dat locaties er alles aan doen om een schone omgeving te creëren. Wat belangrijker is, is het element ‘ruimte’. Roohé: “Wat evenementenorganisatoren nu vooral nodig hebben, is ruimte. Voldoende ruimte en handige looproutes, zodat mensen makkelijk afstand van elkaar en van andere groepen kunnen houden.”

“Het zou fijn zijn als locaties nauwkeurig aangeven wat op dit moment de mogelijkheden zijn”, vindt Geul. “Welke maatregelen gelden er nu? Wat doet de locatie eraan om de bijeenkomst veilig en hygiënisch te laten verlopen? Communiceer dit steeds zo duidelijk mogelijk, in ieder geval via de website. Als opdrachtgever wil je daar geen zorgen over hebben.”

“Ook omwille van het imago van de opdrachtgever moeten hygiëne en veiligheid gewaarborgd zijn”, vult Liebregts aan. “Bedrijven willen te allen tijde voorkomen dat er bijvoorbeeld een foto op social media komt waarbij hun medewerkers of deelnemers de regels niet in acht nemen. Natuurlijk zal dit na corona allemaal weer snel in het normale komen, maar voorlopig is dit de situatie waarmee we te maken hebben.”

Als je denkt dat je iedere fysieke training kan vertalen naar een online aanbod, onderschat je echt de kracht van en de behoefte aan fysiek samenzijn.”

Duurzaamheid

Ook duurzaamheid is een thema dat hoog op de ranglijst staat. “Dat was voor corona al zo”, geeft Liebregts aan. “Maar het is nu topprioriteit aan het worden. Bij de keuze voor een evenementenlocatie spelen zaken als groene stroom, afvalscheiding, het tegengaan van verspilling, het gebruik van lokale producten en bereikbaarheid via het openbaar vervoer een steeds grotere rol.” Daarnaast gaat het thema duurzaamheid volgens de expert zwaar meewegen in de keuze voor een fysiek, hybride of online event. “Neem bijeenkomsten waarbij mensen uit alle delen van de wereld worden ingevlogen. Is dat nu echt noodzakelijk of niet? Men zal in de toekomst selectiever zijn en niet meer klakkeloos voor een live event kiezen. En men kán nu ook kiezen, want de techniek is er. Ik kan me voorstellen dat internationale congressen, zoals we die onder meer regelmatig voor de Rijksoverheid hebben georganiseerd, de komende tijd hybride plaatsvinden. Met een aantal deelnemers fysiek op locatie en een (nog) groter aantal online. Maar ook hier geldt: uiteindelijk zal men elkaar toch weer persoonlijk willen ontmoeten.”

Het doel bepaalt

Nog iets waar de experts het over eens zijn: alles is afhankelijk van het doel. Oftewel: het doel bepaalt de vorm van het evenement. “Binnen onze vereniging worden zo’n vijftig meetings per jaar georganiseerd, veelal kennisbijeenkomsten zoals trainingen en opleidingen. Aan het begin van de eerste lockdown zijn we vrijwel meteen overgestapt op webinars”, vertelt Geul. “Een aantal zaken viel daarbij meteen op. De opkomst was veel groter dan bij ‘normale’ kennisbijeenkomsten. De meetings waren regio-overschrijdend. En per persoon werden beduidend meer webinars gevolgd dan normaal. Wat ons betreft zijn webinars dus een uitkomst gebleken. Echter, wat eraan ontbreekt is de ‘verbinding’ en we merken dat onze leden daar wel behoefte aan hebben.”

Gezonde mix

Ook Roohé merkt op dat corona het fenomeen van online meeten een enorme boost heeft gegeven. “Online heeft veel voordelen. Het is niet plaatsgebonden, je kunt vanuit de hele wereld inloggen, het is efficiënt qua kosten en tijd, de deelnemersaantallen kunnen flink omhoog… Aan de andere kant zijn we er inmiddels wel achter dat online meetings nou ook weer niet het walhalla zijn. Mensen raken snel afgeleid, krijgen er geen energie van, er gaan technisch veel dingen mis… Persoonlijk geloof ik niet dat online meetings de plaats van fysieke evenementen in gaan nemen. Er ontbreekt namelijk iets essentieels: de verbinding. Maar ik geloof wel dat online en hybride events definitief aan het assortiment zijn toegevoegd. Op die manier ontstaat een gezonde mix waarbij per gelegenheid kan worden bepaald welke eventvorm het beste aansluit.”

“Elkaar ontmoeten is een primaire levensbehoefte”

Impact van de boodschap

“Inderdaad”, vult Liebregts aan. “Voor het ene doel is online geschikter en voor het andere fysiek. Dit zal per aanvraag bekeken moeten worden. Om kennis te delen of een bedrijfsupdate te geven, kun je online prima uit de voeten. Al kun je je afvragen of de impact van de boodschap net zo groot is als bij een live event. Kijk je naar andere doelstellingen, zoals netwerken, de organisatiestructuur beheren, teambuilden, het verstevigen van relaties, grote deals sluiten, het vieren van feestelijkheden: dat gaat online bijna niet. De kracht van live events heeft zich allang bewezen. Elkaar ontmoeten is een primaire levensbehoefte. Maar de crisis heeft er wel toe geleid dat duurzaamheid en efficiency nog belangrijker worden. Tegelijkertijd is onze gereedschapskist uitgebreid met online en hybride mogelijkheden. Dat noopt ons om steeds, per aanvraag, goed het doel voor ogen te houden. We zullen ons steeds moeten afvragen: wat is het doel en hoe kunnen we dit het beste bereiken? Met een fysiek, online of hybride event?”

Van Driel: “Uiteindelijk zal het ernaar toe gaan dat mensen zelf de keuze maken: wil ik fysiek aanwezig zijn of volg ik de bijeenkomst liever online? Voor sommigen weegt het opdoen van kennis het zwaarst, die zullen online kiezen. Anderen willen juist de verbinding voelen, netwerken, beleving, die willen graag fysiek aanwezig zijn.”

Kennis

Volgens de expert is de logische volgende stap het opbouwen van kennis. “Er is kennis nodig om online en hybride evenementen op de juiste manier vorm te geven”, aldus Liebregts. “In feite zijn er twee compleet nieuwe eventvormen bij gekomen: online en hybride. We zullen dus heel snel kennis moeten ontwikkelen om te kijken hoe en wanneer we deze vormen het beste kunnen inzetten. Een fysiek event is de enige manier van communicatie waarbij een groep mensen zich urenlang in een geregisseerde omgeving bevindt. Om mensen online met dezelfde impact te bereiken, dat is een uitdaging waar expertise voor nodig zal zijn.”

 Lees hier het complete interview en vraag de whitepaper aan. 

 Bron: www.bilderberg.nl

 

Partner nieuws Overzicht