Interview met Antoinette Evers in Management Support

Antoinette Evers-Bon

Antoinette Evers is al jarenlang actief in het regioteam Gelderland en zeker geen onbekende binnen de NVD. Een tijdje terug gaf zij een interview over haar werk aan Management Support. Leuk om te lezen; Een kijkje in de keuken van het werk van een bestuurssecretaresse van de gemeente.

Lees hieronder Best practices ontzorgen op hoog niveau: ‘Prioriteiten stellen is noodzaak,'  het interview met Antoinette Evers over haar werk bij de gemeente Zevenaar.

De rol van de ondersteuner verandert snel. Ondernemerschap, zelfsturing en sparringpartnerschap kenmerken de secretaresse 2.0. Dat is ontzorgen op hoog niveau. Bestuursecretaresse Antoinette Evers-Bon: “Ik ontzorg ook mezelf, daarmee creëer ik ruimte om anderen optimaal te kunnen bedienen.”

 NIEUWE ONTWIKKELINGEN

“Effectief inspelen op snelle veranderingen is belangrijker dan ooit. Inmiddels werk ik acht jaar bij Gemeente Zevenaar op het bestuurssecretariaat. Samen met nog drie bestuurssecretaresses ondersteunen wij het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Na de herindeling van de gemeente Zevenaar is er een geheel nieuw bestuur gekomen, en een andere gemeentesecretaris. De afgelopen twee jaren hebben in het teken gestaan van gezamenlijk optrekken om te bekijken op welke wijze wij de bestuurders optimaal kunnen ondersteunen. Het is ons gelukt om hierin een weg te vinden, we ontzorgen nu op hoog niveau. In de jaren die ik werk bij Gemeente Zevenaar is er veel veranderd. Toen ik begon, trof ik een ‘logge’ papieren organisatie aan. Tegenwoordig werken we met snelle digitale systemen. We kunnen overal inloggen en zijn mobiel bereikbaar. Vanaf het begin heb ik actief geparticipeerd in nieuwe ontwikkelingen. 

WISSELWERKING MET DE WETHOUDER

Naast de gemeentesecretaris ondersteun ik een wethouder met een zware portefeuille. Zij is voor zichzelf veeleisend, maar ook voor de ondersteuner. Deze wethouder wil echt een sparringpartner die meedenkt. Om haar optimaal te kunnen bedienen, heb ik mijn taken voor college B&W overgedragen aan een collega. Zo kan ik me volledig focussen op de kwaliteit van mijn dienstverlening. Als ik een afspraak voor haar inplan, stel ik mezelf eerst de vraag wat het doel is van het overleg, welke personen aanwezig moeten zijn, en wat er verder nodig is. Soms zie ik dat er bij een meeting niet de juiste mensen bij elkaar zijn gepland. Dat bespreek ik dan meteen met de wethouder.

ZELFSTURING

Zelfsturing zit van nature in mij. Laatst ging de wethouder voor een congres naar Brussel. Samen met haar ondersteunend ambtenaar organiseerde ik de reis en het verblijf. Allereerst zorgde ik ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld was. Maar ook stelde ik een lijst samen met mensen die voor haar belangrijk waren om te ontmoeten. Zo kon ze duidelijke prioriteiten stellen wie ze ging spreken te midden van al die congresgangers. Dat gaf haar rust en overzicht. Doordat ik met haar meedenk, is onze werkrelatie een wisselwerking. En daar krijg ik positieve feedback voor terug, mijn ondersteuning voegt echt iets toe.  

EXPERIMENTEREN MET NIEUWE SYSTEMEN

 Inspelen op technische ontwikkelingen vind ik echt leuk. In mijn begintijd bij Gemeente Zevenaar ben ik samen met de toenmalige gemeensecretaris en directieadviseur gaan kijken hoe we processen konden digitaliseren. Voordien had ik al ervaring opgedaan met de digitale vergadertool iBabs. Ik maakte me sterk voor de implementatie van dit systeem bij de gemeente. Het college van B&W, de raadsvergaderingen en bijna alle overleggen worden nu in iBabs voorbereid. En na de koppeling met het digitaal archiefsysteem JOIN kunnen we vergaderingen helemaal digitaal voorbereiden, dat werkt zoveel efficiënter.

KENNIS DELEN

Later dit jaar geef ik voor de gemeente Zevenaar een cursus iBabs voor ambtenaren. Intern is er vraag naar meer kennis over dit systeem. Voorheen waren alleen de secretaresses verantwoordelijk voor iBabs. Sinds vorig jaar heeft een aantal ambtenaren een eigen account gekregen. Als secretariaat trainen wij ze om met het systeem om te gaan. Als mijn wethouder een afspraak heeft, wil ze graag vooraf een bevestiging dat het gesprek is voorbereid. Ambtenaren kunnen nu hun eigen annotaties toevoegen in het systeem. Dat neemt ons als secretariaat een hoop werk uit handen. Zo kunnen we onze aandacht beter focussen op de kwaliteit van onze dienstverlening.

RUIMTE SCHEPPEN VOOR JEZELF

Als persoon moet ik in balans blijven om te kunnen ontzorgen op hoog niveau. Zelfzorg is belangrijk. Zo creëer ik bewust ruimte om mij te kunnen concentreren op mijn taken. Een ochtend thuiswerken geeft mij rust en zo kan ik veel taken afhandelen. Een ander voorbeeld: koffie serveren, daar ben ik kritisch over. Voor sommige overleggen doe ik dat, maar dikwijls laat ik die taak bij de ambtenaren, dat kunnen ze prima zelf. Nee zeggen is soms heel gezond, je moet jezelf niet gek laten maken. Het mooie is dat je daar uiteindelijk respect voor terugkrijgt. Prioriteiten stellen is noodzakelijk om te kunnen ontzorgen op hoog niveau.”  

Link naar het artikel in het Management Support Magazine

 

 

 

      

 

 

Landelijk nieuws Overzicht