Interview met Margot de Jong in Management Support

Margot de Jong

Margot de Jong is zeker geen onbekende binnen de NVD. Jarenlang kennen we haar als secretaris van het bestuur en sinds kort als regiobestuurder van de regio Utrecht. Management Support interviewde Margot over haar persoonlijke ontwikkeling. Het is een interessant artikel geworden over hoe haar carrière tot nu toe is verlopen. Een carrière die zich kenmerkt door variatie in beroepsgroepen, durf en ondernemerschap. 

Lees hieronder het complete interview of lees het via de link op de site van Management Support.

HET ROER OM

Na 27 jaar in het vak te hebben gezeten, sinds vier jaar als zelfstandig officemanager, gooit Margot de Jong (1969) het roer om. Ze gaat secretariaten begeleiden als externe adviseur. “Het secretariaat is echt toe aan vernieuwing.” De eerste baan van Margot de Jong, na haar administratieve meao-opleiding, was als baliemedewerkster bij de Rabobank. Ze bleef drie jaar, ondanks haar voorliefde voor organiseren en haar wens om op een secretariaat te werken. Toen ze aan het solliciteren sloeg, kon ze al snel aan de slag bij Aldi Markt, als directiesecretaresse op het hoofdkantoor. “Dat was een leuke binnenkomer”, herinnert ze zich. “Ik heb er het vak geleerd, maar na een paar jaar ken je alles wel en was ik toe aan een nieuwe stap.”

Overstappen naar uiteenlopende branches volgden: de advocatuur, consultancy, de bouw, zorg en het onderwijs, tot ze in 2016 voor zichzelf begon. “Ik ben niet zo standvastig in banen en vind het leuk om in veel verschillende keukens te kunnen kijken. Ook wil ik graag in een week op meerdere plekken zijn. Natuurlijk is dat niet bij elke opdracht mogelijk, maar ik zou het wel willen. Door die wens kwam het besluit om voor mezelf te beginnen; de markt was er ook naar. Daarbij ben ik ondernemend en heb ik het ondernemerschap van huis uit meegekregen.” Vanwege haar brede ervaring werd Margot op de secretariaten waar ze kwam te werken steeds vaker gevraagd hoe zij tegen het secretariaat in kwestie aankeek. Ook belden andere zelfstandig werkende secretaresses haar voor advies. “Deze twee componenten hebben me aan het denken gezet en daaruit is het idee geboren om grotendeels uit de uitvoering te stappen en secretariaten te gaan begeleiden.” 

Margot gooit nu het roer om en wordt secretariaatsadviseur, een spannende stap. “Het perfecte secretariaat bestaat natuurlijk niet, maar het is belangrijk om met de verantwoordelijken te kijken wat ieders wensen zijn: wat kan er beter op dit secretariaat, hoe kunnen ze optimaliseren? Zo’n proces begin je door onder andere interviews af te nemen met de secretaresses en de leidinggevende, waarna je een plan van aanpak opstelt. Daarna ga je met z’n allen aan de slag. Tijdens de implementatie schaaf je stap voor stap wat bij om zo te komen tot het, voor hen, ideale secretariaat.” Margot heeft er veel zin in. “Ik vind het hartstikke interessant om vanuit een andere invalshoek naar het vak te kijken. Dat deed ik natuurlijk al vanuit mijn vorige werkzaamheden, maar ik vind het geweldig om daar nu mijn volledige baan van te kunnen maken. Het secretariaat is volop in beweging en echt toe aan vernieuwing. Nog lang niet iedere organisatie is hiermee bezig, maar ze gaan er niet aan ontkomen om met de tijd mee te gaan. Ik wil organisaties hierin adviseren en begeleiden.” 

Werkte je als ondersteuner met bepaalde methodieken die je als secretariaatsadviseur ook weer kunt inzetten?

“Lean Six Sigma vind ik heel waardevol. Daarmee blus je geen brandjes, maar ga je naar de basis van waarom iets niet goed gaat. Je zoekt de oorzaak van het knelpunt en gaat dat oplossen. Doe je dat niet, dan heb je er over een maand weer last van. Ik denk ook dat mijn overstap naar adviseur wordt ondersteund door mijn kennis van Lean – ik ben Orange Belt-gecertificeerd en ben graag met de processen bezig. Ik kijk van daaruit kritisch naar de werkprocessen. “Lean kun je ook goed toepassen op je eigen functioneren: ben je met de juiste zaken bezig, heeft wat je doet toegevoegde waarde? Doe niet iets omdat je ‘het altijd zo doet’. Als mensen dat zeggen, gaan bij mij de haren recht overeind staan en wil ik juist kijken of dat wel de juiste aanpak is.” 

Welke opleidingen en trainingen heb je zoal gevolgd?

“De laatste jaren heb ik dus mijn Orange Belt-certificering Lean Six Sigma behaald en heb ik de training Overtuigend Communiceren gevolgd. Momenteel volg ik de online training Verandermanagement. Daarnaast volg ik geregeld werkgerelateerde workshops via de Nederlandse Vereniging van Directie- en Managementondersteuners, de NVD. Binnenkort wil ik mijn certificering Red Belt van Lean Six Sigma gaan behalen.”

Welke carrièrestappen zijn voor jouw professionele ontwikkeling heel bepalend geweest?

“Om de zoveel jaar van baan veranderen, mijn kennis steeds vergroten en me zo opwerken, is voor mij heel belangrijk geweest. Dat ik secretaris ben geworden van de NVD is ook een grote toevoeging geweest. Dat heeft zowel mijn kennis als mijn netwerk verbreed.”

En wie of wat heeft jou gevormd?

“Als je dat zo kunt zeggen, dan is dat mijn motto: niet lullen maar poetsen. Er is tegenwoordig te veel druk, druk-zijn is een modewoord geworden, iedereen heeft het altijd maar druk, druk, druk. Terwijl: je hebt het zo druk als je het zelf maakt en hebt daar zelf ook invloed op. Los daarvan vind ik: schouders eronder en gewoon doen.”

Waarvan ben je het meest gegroeid?

“Van het beginnen van mijn eigen bedrijf. Van voor jezelf beginnen groei je natuurlijk altijd. Je bent dan nóg meer verantwoordelijk voor de werkzaamheden die je doet dan wanneer je ze in loondienst doet. Bovendien ben je je eigen visitekaartje. Het is een grote stap geweest, ook om mijn zekerheden los te laten. Al met al is het zeker de meest vormende overstap geweest voor mij.”

Hoe ga je om met een veeleisende of lastige manager?

“Het is belangrijk dat je altijd vertelt wat je doet. Als je manager iets van je vraagt wat lastig is in de uitvoering, is het goed om uit te leggen wat de gevolgen kunnen zijn. Heb daar ook samen overleg over en bespreek wat jouw aanpak gaat zijn. Blijf communiceren, waarbij je duidelijk maakt dat je weet wat er speelt. Dat wekt vertrouwen. Dan zijn mensen ook beter kneedbaar. Je moet goed beslagen ten ijs komen.”

Hoe ga je om met collega’s die je minder goed liggen?

“Ik denk dan: ze hoeven geen vrienden van me te zijn. Ik hoef alleen maar samen te werken met deze mensen, ik hoef er geen borrel mee te drinken.”

Hoe ga jij te werk als je moet onderhandelen, of het nu gaat om iets kleins of iets groots?

“Ik bereid me heel goed voor. Het is belangrijk dat je weet waarover je praat en waar je naartoe wilt. Je moet vooral goed in het vizier hebben wat de tegenpartij wenst, wat zijn of haar doel is. En als je elkaars voorstel weerlegt, kijk dan ook wat je voor elkaar kunt betekenen. Vraag: wat kan ik voor jou doen en wat kun jij voor mij doen? En: is dat het gewenste resultaat voor jou? Zo kom je samen tot een overeenkomst. Ik denk dat alle opdrachten die ik als zzp’er heb binnengehaald daar voorbeeld van zijn. Je moet weten wat er wordt gevraagd: wat willen ze van mij en wat kan ik bieden? Daar komt dan een overeenkomst uit.”

Bron: Management Support

Landelijk nieuws Overzicht