Kunnen we het ook anders doen? Margot haar kracht is implementatie & training op de werkvloer.
In onze rubriek ‘Voor de schermen’ komen NVDM-leden aan het woord die een bijzondere ontwikkeling hebben doorgemaakt, een interessante studie volgen of binnen hun bedrijf een speciale taak op zich hebben genomen. Het vak is breed en je bent natuurlijk nooit te oud om te leren en je te ontwikkelen!
Laat de verhalen in deze rubriek een inspiratie voor je zijn. Veel leesplezier.
‘We doen het altijd zo’ is een dure uitspraak
Vandaag mag ik weer een interview voor de rubriek ‘Voor de Schermen’ van de NVDM afnemen! Deze keer ga ik in gesprek met Margot de Jong van Office Service Houten. Onderweg in de auto vraag ik me af hoe lang ik Margot al ken, want zij is zeker geen onbekende binnen de NVDM. Conclusie: al sinds 2017! Eerst als secretaris van het bestuur en inmiddels 3 jaar als regiobestuurder van de regio Utrecht. Het geeft gelijk een goed beeld van wie Margot is; een ondernemer en iemand die van aanpakken weet. Dat ze ook een Lean trainer én een creatief denker is, lezen jullie in dit artikel.
Hoe het allemaal begon
Margot begon haar carrière als bankmedewerker na een administratieve opleiding, waarna ze doorgroeide tot directiesecretaresse bij een supermarktketen. Meerdere werkgevers volgden tot ze in 2016 het roer volledig omgooide en haar eigen bedrijf Office Service Houten begon. Als ZZP-er ondersteunde Margot diverse secretariaten die dringend om hulp verlegen zaten. Bij haar laatste werkgever was ze geschoold in Lean werken en deze kennis zette ze graag in bij haar klanten.
Ontwikkeling met twijfels
Tijdens de werkzaamheden voor haar eigen bedrijf groeide bij Margot steeds meer het besef, dat ze meer met de Lean werkwijze wilde gaan doen. Ze zou daarvoor een trainerscursus kunnen volgen. Stiekem knaagde de twijfel: "zal ik het kunnen overbrengen? Luisteren ze wel naar mij?" In die periode ontwikkelde de NVDM met opleidingsinstituut Schoevers een aantal incompany opleidingen. Margot besloot de opleiding Senior Assistant te volgen en bij het maken van de huiswerkopdracht 'wat is jouw stip aan de horizon?' wist ze zeker dat het tijd was voor een nieuwe stap. Ze besloot zich aan te melden voor de trainersopleiding!
Andere tijden
Met het in 2023 behaalde diploma veranderde ook het aanbod van haar bedrijf. Het fysiek meewerken op een secretariaat werd omgezet in begeleiding en training van secretariaatsmedewerkers om zo efficiënt mogelijk met tijd en financiën om te gaan. Hiervoor ontwikkelde Margot drie pakketten. Het startpakket bestaat uit meekijken op een secretariaat en het opstellen van een plan van aanpak voor verbetering. Pakket 2 bevat het trainen van medewerkers in het Lean denkproces én het samen met hen uitvoeren van de quick wins. Pakket 3 is een totaalpakket waarin alle voorkomende processen op het secretariaat geanalyseerd en verbeterd worden en waarbij medewerkers worden getraind hoe zij in de toekomst de processen kunnen blijven monitoren. De kracht van haar bedrijf is dan ook de win-win situatie: het begeleiden van processen én medewerkers trainen hoe ze het zelf kunnen doen.
Wat is Lean werken?
Op mijn vraag wat Lean werken op een secretariaat nu precies inhoudt, steekt Margot enthousiast van wal:
‘Met de Lean werkwijze kijk je met een kritische blik naar de processen en brengt deze in kaart. Waar zitten de tijdvreters en met welke kleine aanpassingen pakken we snel winst? Worden de technische mogelijkheden van de systemen voldoende benut? Wie doet wat en heel belangrijk: waarom?! Meten is immers weten en hiermee kun je tijd en kosten in kaart brengen. ‘We doen het altijd zo’ is een hele dure uitspraak voor een werkgever’ lacht Margot.
Het in kaart brengen van de processen gaat heel visueel. Met post-its wordt iedere stap in het proces beschreven en per stap wordt bekeken of er verbetering behaald kan worden door efficiënter te werken. Ze laat me een voorbeeld zien en het is een overzichtelijk en fleurig geheel, wat bij mij direct het gevoel geeft ermee aan de slag te willen gaan.
En dat is ook de bedoeling van het Lean werken. Met elkaar aan de slag om te verbeteren, de angst voor verandering loslaten en de werkwijze tot een 2e natuur maken. De omstandigheden op je werkplek blijven immers veranderen en daarvoor zijn steeds opnieuw evaluatie en bijsturing van de processen nodig.
"Zelf krijg ik ontzettend veel energie van het begeleiden van secretariaten bij dit proces. De tijdsbesparing creëert voor medewerkers kansen nieuwe werkzaamheden op te pakken en zich hierdoor te ontwikkelen. Je ziet tijdens de sessie de medewerker enthousiast worden over de nieuwe mogelijkheden" aldus Margo.
Als ik haar vraag naar een bijzonder en een beetje een grappig voorbeeld van verbetering, plopt een ervaring op van een opdrachtgever met diverse locaties. Voor iedere locatie werd apart een nieuwsbrief gemaakt op papier die vervolgens per post verstuurd werd. De secretariaatsmedewerkers waren veel tijd kwijt aan het verzamelen van de inhoud, het leuren om artikelen etc. Niemand werd hier blij van. Na het proces inzichtelijk te hebben gemaakt met daarbij een overzicht van de kosten, ging men rap over op één digitale nieuwsbrief voor de gehele organisatie!
Margot en de NVDM
Margot begon in januari 2017 als secretaris van het bestuur en heeft deze functie tot januari 2021 vervult. Vanaf 2020 droeg ze ook haar steentje bij aan het regiobestuur van Utrecht waar ze in 2021 officieel als regiobestuurder werd benoemd. Als creatief denker houdt ze ervan buiten de lijntjes te kleuren, net dat beetje extra te doen of eens op een andere manier. Zo zijn er succesvolle bijeenkomsten op vrijdagmiddag georganiseerd, verdiepingsbijeenkomsten volgend op een aflevering van Energytalk en een pitch voor de partners. Haar ambitie is dan ook samen met haar regioteam de leukste regio van Nederland te worden!
De afgelopen jaren is er veel veranderd binnen de NVDM, de uitstraling is verbeterd en het aanbod is aangepast aan de wensen en behoeften van deze tijd. Voor Margot mag de verdieping zeker nog verder uitgebreid worden. De mogelijkheden zijn er om digitale en fysieke bijeenkomsten op elkaar aan te laten sluiten, waardoor je dieper op een onderwerp kan ingaan.
Op mijn vraag wat ze de leden en toekomstige leden graag zou willen meegeven is haar antwoord helder:
"Zorg als ondersteuner goed voor jezelf! Kom uit je comfortzone en blijf jezelf ontwikkelen door scholing. Skip vooral de redenen om het niet te doen! Er komt veel op ons af met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT en o.a. Artificial Intelligence. Word vooral lid van de NVDM om vakgenoten te ontmoeten en op de hoogte te blijven in je vakgebied."
Met dit advies sluiten we het interview af. Als ik op de terugweg nadenk over woorden die bij Margot passen, komen visie, daadkracht, toegankelijkheid en humor bij mij op. Ik zou zeggen: werkgevers in Nederland, gun je secretariaat zo’n Lean trainer!
Lees hier het interview met Margot de Jong en Jolanda Maasakkers in Management Support
os
