In de schaduw van elke bloeiende vereniging staat een onmisbare figuur - de secretaris

In de schaduw van elke bloeiende vereniging staat een onmisbare figuur - de secretaris. Deze vormt samen met de voorzitter, vicevoorzitter en andere bestuursleden het kloppende hart van de vereniging. Vandaag wil ik de schijnwerpers richten op mijn functie als secretaris bij de NVDM en een inkijk geven wat er allemaal reilt en zeilt rondom deze functie. En let op: de functie van secretaris komt medio april vrij, ik ga het stokje overgeven. Wie weet, is dit wel iets voor jou. 

Het plezier van secretariswerk 

Het is niet voor iedereen weggelegd, maar degenen die de rol van secretaris op zich nemen, weten dat het werk verrassend leuk en bevredigend kan zijn. De diversiteit aan taken en verantwoordelijkheden houdt de job boeiend en biedt de kans om verschillende vaardigheden te ontwikkelen. Het is een grote leerschool! 

De taken van een secretaris 

Als secretaris heb ik tal van taken. Sommige taken komen steeds terug, andere zijn eenmalig. Een ding is zeker: het is nooit saai. Ik kan wat voorbeelden van de werkzaamheden geven:  

  • Samen met de voorzitter en vicevoorzitter spar ik heel veel. We vormen een soort drie-eenheid, waarbij we het vaak hebben over de strategie, het totaaloverzicht van de vereniging en de acties die we uitvoeren. Ook organiseren we bestuursdagen en -weekenden. 

  • Bestuursleden: ik onderhoud de gegevens van de bestuursleden, bijvoorbeeld de naw-gegevens, rooster van aan- en aftreden, verjaardagen enz. 

  • ICT-structuur: samen met de voorzitter beheer ik de ICT-structuur van de NVDM. Ik zorg dat de juiste rechten aan de juiste rollen zijn gegeven en voer wijzigingen met behulp van onze ICT-man door. Belangrijk, want op deze manier kunnen de bestuurs- en regioteamleden werken in de Microsoft 365-omgeving van de vereniging. 

  • Mailboxbeheer: de secretaris fungeert als de poortwachter van de vereniging. Het beheren van de mailbox is een cruciale taak, waarbij communicatie met leden, partners en externe partijen centraal staat. 

  • Organiseren van bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen: ik speel een sleutelrol bij het plannen, organiseren en documenteren van deze bijeenkomsten. Ik zorg ervoor dat alles gestructureerd verloopt en dat de besluiten worden vastgelegd. 

  • HHR en statuten: als secretaris houd ik in de gaten of het Huishoudelijk Reglement en de statuten opgevolgd worden. Onlangs heb ik een statutenwijziging voor de vereniging doorgevoerd. Een mooi voorbeeld van de leerschool bij de NVDM. 

Vrijwillig, maar niet vrijblijvend 

Het secretariswerk is vrijwillig, maar het is niet vrijblijvend. Degene die deze functie op zich neemt, heeft veel toewijding aan de vereniging en haar doelen nodig. Het is een bewuste keuze om tijd en energie te investeren in iets groters dan jezelf. Maar je krijgt er dan wel veel voor terug! Hoe mooi is het om te zien dat mede dankzij jou alles op rolletjes loopt. 

Toekomst secretaris NVDM 

Helaas moet ik door persoonlijke omstandigheden de functie van secretaris van de NVDM neer gaan leggen. Dat doe ik in april, ik heb dan twee jaar met veel enthousiasme deze enerverende rol mogen vervullen. Ik heb veel mooie bijeenkomsten bijgewoond, gespard met mijn collega-bestuurders, veel werk verricht en heel veel geleerd. Nu is het tijd om het stokje over te geven en een ander deze mooie kans te geven. 

Heb je interesse? 

Een duofunctie is ook niet ondenkbaar. Is je interesse gewekt en wil je meer weten of solliciteren? Laat het dan gerust weten aan de voorzitter, Jolanda Maasakkers via voorzitter@nvdm.net. Wil je eerst eens even praten over de functie, dan kun je natuurlijk contact met mij opnemen. Dat kan via secretaris@nvdm.net, of bel me gerust: 06-50865272. Ik hoop je snel te spreken. En natuurlijk gooi ik je niet zomaar in het diepe. Je wordt, net zoals bij een ‘echte baan’, goed ingewerkt. 

Landelijk nieuws Overzicht