Google is mijn beste vriend

Vanmorgen log ik in mijn zonnige achtertuin in op mijn computer voor een interview met Petra ter Brugge van ‘Letters door Petra.’ Los van elkaar hebben we vijf minuten te vroeg ingelogd op Teams! Wat de achtergrond van Petra is, hoef ik eigenlijk al niet meer te vragen.

Letters door Petra

Met haar eigen bedrijf ‘Letters door Petra’ heeft Petra gekozen voor het werk dat ze het liefste doet: notuleren. Taal is haar passie en met name het samenvatten van de essentie van de agendapunten die in een vergadering voorbijkomen, vindt ze het leukste aan haar werk. Uit die gedachte is ook de originele bedrijfsnaam ontstaan. Het draait allemaal om letters, woorden, geschreven door haar.



Voor ze voor zichzelf begon, heeft Petra jarenlang als secretaresse bij diverse bedrijven gewerkt. Bij haar laatste werkgever (Kaliber Kunstenschool – red.) werkte ze maar liefst zestien jaar in diverse functies. De laatste zeven jaar als bestuurssecretaris met een breed takenpakket. Na door een ongeluk even uitgeschakeld te zijn en de coronatijd besefte ze dat het tijd werd voor iets nieuws. Het idee om zich te specialiseren in notuleren had ze al snel, maar hoe zet je dit op? 

‘Ik ging op onderzoek uit in mijn regio Overijssel of er al notulisten actief waren. Hieruit bleek dat er veel goede VA’s zijn die notuleren erbij doen. Gespecialiseerde notulisten zijn er amper. De meeste VA’s  bieden een breed secretarieel takenpakket aan, maar ik wilde me richten op het notuleren. Daar bleek weinig gespecialiseerd aanbod in te zijn en in dat gat ben ik gesprongen’ vertelt ze enthousiast. Ze besloot ervoor te gaan en ‘Letters door Petra’ werd een feit.

Klanten zoeken

Op mijn vraag hoe ze aan haar klanten is gekomen, legt Petra uit:

 ‘Het eerste jaar was heel spannend. Ik werd veel benaderd om secretaressewerk te doen, maar deze klussen heb ik geweigerd omdat ik mijn unique selling point wilde bewaren. Op één uitzondering na: een korte invalperiode voor een gemeentesecretaris. Een strategische keuze omdat ik graag in contact wilde komen met de gemeentes in mijn omgeving. De ‘korte’ opdracht werd uiteindelijk een jaar, maar heeft waardevolle contacten en mooie vervolgopdrachten opgeleverd, zoals het notuleren van Bestuurlijk Overleg Sociaaleconomische Structuren Twente en de Stuurgroep Zorg, Veiligheid en Straf.

Op dit moment, ruim tweeënhalf jaar na de start van haar bedrijf, bestaan Petra’s opdrachtgevers uit een breed palet aan bedrijven, gemeentes en stichtingen o.a. een Symfonieorkest, een bibliotheek, een producent van aardappelzetmeel, PO- en VO-scholen en woningcorporaties. Het woord saai komt dan ook niet voor in haar werkweek, er zijn dagen dat ze drie vergaderingen per dag notuleert. Maar hoe volg je dat allemaal, al die verschillende ondernemingen elk met hun eigen professie?

‘Google is mijn beste vriend’ lacht Petra. Natuurlijk krijgt ze stukken toegezonden om in te lezen en haar opdrachtgevers krijgen concept notulen vooraf ter beoordeling te lezen. Maar er wordt regelmatig door haar gegoogeld op diverse, voor haar, nieuwe woorden. Het blijft voor Petra iedere keer een kick om een ingewikkeld overleg goed te verwoorden en de positieve feedback die ze krijgt geeft haar de bevestiging dat ze de juiste keuze heeft gemaakt.

Op mijn vraag wat ze mist nu ze voor zichzelf werkt, antwoordt Petra dat dit vooral het contact met collega’s is. Een aanvraag van de Universiteit Twente bracht hier onverwacht een oplossing voor. De universiteit wilde de werkzaamheden in een dienstverband laten uitvoeren omdat de functie een rechtstreekse band met de organisatie vereist. Voor acht uur per week is ze hier in dienst,  daarmee onderdeel van een team collega’s en het geeft een basis inkomen in rustige tijden. Een absolute win-win situatie!

De toekomst

We spreken over de toekomst van het notuleren. Want de ontwikkelingen staan niet stil en Artificial Intelligence als ChatGPT wint terrein. Zaken als samenvatten of het omzetten van een opgenomen tekst in een interview worden steeds geavanceerder.

Petra ziet voor de nabije toekomst nog geen concurrentie van Artificial Intelligence (AI). Met name omdat ze voor veel van haar opdrachtgevers werkt onder strikte geheimhouding en er nog veel onzekerheden zijn over het waarborgen van vertrouwelijkheid door AI. Mochten ontwikkelingen haar baan als notulist toch overbodig maken, dan zou ze graag aan de slag gaan in een managementfunctie. Ze heeft dit eerder gedaan en door haar vele ervaringen met bestuurders heeft ze een mooie leerschool gehad.

‘Echte rolmodellen heb ik niet, maar ik heb bewondering voor bestuurders die de angel uit een heikel punt halen en mensen kunnen enthousiasmeren.'

De NVDM

Het grappige is dat Petra al sinds 1990 in diverse hoedanigheden het NVDM-lidmaatschap heeft ervaren: als gast van een NVDM-lid, als partner via een werkgever en sinds 2005 als lid. Vanuit een ontwikkelingsbudget bij haar laatste werkgever koos ze voor een bedrijfslidmaatschap. De combinatie van workshops, een netwerk en de gezelligheid spreekt haar aan. Toen ze met ‘Letters door Petra’ begon heeft ze haar lidmaatschap over laten zetten naar haar eigen bedrijf. Het blijft leuk om met vakgenoten te sparren en bovendien krijgt ze vanuit haar NVDM-netwerk regelmatig notuleerklussen aangeboden. De ontwikkeling meer jonge leden aan te trekken, juicht ze toe.

Tegen de NVDM-leden zou ze willen zeggen: ‘pak je kansen om de baan die je wenst te krijgen. Je hoeft daarvoor niet altijd te verkassen, maar kijk binnen je eigen functie wat de mogelijkheden zijn om die taken naar je toe te trekken die je werk aantrekkelijk maken.’

Tenslotte

Petra ter Brugge was een hele fijne en enthousiaste gesprekspartner, maar na een uurtje moeten we toch echt gaan afronden. Als we afscheid nemen, heb ik bladzijden vol informatie te verwerken en Petra maakt zich op voor een notuleerklus in de middag. Dit keer met een hele club van kasteelheren op een chique landgoed! Een invalklus voor iemand uit haar netwerk. Ik bedoel maar; notuleren brengt je op bijzondere plekken.

Meer informatie over wat Petra voor jou of jouw bedrijf zou kunnen betekenen, kun je vinden op haar website: https://www.lettersdoorpetra.nl

 Joëlla van der Breggen