Leden aan het woord: Lydia van den Bogaard, Lean Academy Manager bij Toyota Material Handling

Lydia van den Bogaard

In onze nieuwe rubriek ‘Voor de schermen’ komen NVD-leden aan het woord die als secretaresse/managementassistente een bijzondere ontwikkeling hebben doorgemaakt, een interessante studie volgen of binnen hun bedrijf een speciale taak op zich hebben genomen. Ons vak is breed en je bent natuurlijk nooit te oud om te leren en je te ontwikkelen! Laat de verhalen in deze rubriek een inspiratie voor je zijn. Veel leesplezier.

‘Hoe simpeler, hoe beter’

Op een warme dinsdagochtend parkeer ik mijn auto voor het hypermoderne pand van Toyota Material Handling, leverancier van vorkheftrucks en magazijntrucks. Een bedrijf met 425 werknemers, waarvan 200 servicemonteurs die door heel Nederland onderhoud en reparaties bij de klant uitvoeren. Vandaag heb ik een afspraak met Lydia van den Bogaard, Lean Academy Manager bij Toyota. Binnen Toyota nemen de kernwaardes van de Toyota Way, continue verbetering en respect voor de mens, een belangrijke plaats in. Just-in-Time systeem van bevoorrading, Muda (geen verspilling) en Kaizen (verbetering in een continue proces) zijn enkele voorbeelden van het Toyota Productie Systeem. In de volksmond: lean. Ook Lydia’s carrière is sterk verweven met deze kernvoorwaarden en het leandenken.

VAN SECRETARESSE TOT LEAN ACADEMY MANAGER

Lydia had al 17 jaar als secretaresse gewerkt toen ze gevraagd werd bij Toyota Material Handling te solliciteren. Het bedrijf was toen nog in Zweedse handen. Haar toenmalige directeur had zo’n overvolle agenda, dat het sollicitatiegesprek op zondagmorgen plaats vond! In 2007 werd het bedrijf overgenomen door Toyota. Met de overname kwam ook het gedachtengoed van Toyota mee en Lydia begon zich hiervoor steeds meer te interesseren. Ze volgde de opleidingen Lean* Greenbelt en Blackbelt. ‘Het gedachtengoed van de leanfilosofie past heel goed bij mij. Ik houd van structuur en heb er een hekel aan dingen dubbel te moeten doen,’ aldus Lydia. Haar lijfspreuk is dan ook: hoe simpeler hoe beter!

Als ze al weer voor haar derde directeur werkt, wordt haar vanuit het moederbedrijf in Japan gevraagd een lean pilotproject te doen bij Toyota Material Handling. Een mooie uitdaging die ze graag aanneemt! Een drukke tijd breekt aan; het lean project doet ze naast haar werk als directiesecretaresse. Daarnaast is ze verantwoordelijk voor de interne communicatie waaronder het personeelsblad. Het pilotproject brengt haar uiteindelijk tot de keuze verder te gaan als Lean Academy Manager bij Toyota. Het werken met mensen, het delen van de kennis en het aanbrengen van structuur geeft haar veel voldoening. Als ik haar vraag wat ze nog graag zou doen de komende jaren, antwoordt ze spontaan: ‘Ik werk nu 25 jaar bij Toyota en heb in de functie van Lean Academy Manager echt mijn passie gevonden. De komende jaren wil ik nog heel veel met lean gaan doen.’

MAAR WAT DOET EEN LEAN ACADEMY MANAGER NOU PRECIES?

Een werkdag van Lydia is gevuld met het geven van inspiratiesessies, presentaties en trainingen aan klanten van Toyota in Europa, die het proces in hun bedrijf willen optimaliseren. Dit zijn altijd fysieke sessies volgens het principe van de Gemba-walk: ga naar de werkvloer. Indien gewenst kan ze een compleet verbeterproces in b.v. een magazijn begeleiden. Denk daarbij aan duidelijke zonebelijningen met kleuren in een ruimte, geen rondslingerende producten of afval, maar alles zijn eigen plek. Daarnaast staan de medewerkers centraal; een dagstart met het team, instructies over de werkzaamheden, wie heeft er BHV e.d. Natuurlijk gaat het veel verder dan deze beknopte omschrijving. Ook geoptimaliseerde werkprocessen, voorkomen van verspilling en bewaken van de kwaliteit behoren tot het werken binnen lean. De kroon op haar werk is, als medewerkers tijdens de ‘terugkomdag,' grote stappen hebben gemaakt in het verbeterproces.

EN VERDER...

Het leukste aan het werken bij Toyota vindt Lydia het meedenken over de visieontwikkeling. In haar functie als directiesecretaresse was ze hier al nauw bij betrokken. Een van de taken waar ze met plezier op terug kijkt, is het organiseren van de jaarlijkse kick-off. Ze vond het geweldig om ieder jaar iets origineels te verzinnen, zoals een reis naar Praag inclusief oud-communistisch hotel en een hilarische gids! Lydia was nauw betrokken bij de bouw van de huidige bedrijfshal met kantoor. Tijdens de coronapandemie heeft zij de uitbreiding begeleid, waarbij er extra opslag en kantoorruimte en een nieuwe ruimte voor instructie en presentaties aan klanten is gerealiseerd.

Intern is er ook genoeg lean werk te doen. Zo werkt ze met collega’s aan diverse projecten, waaronder het verkorten van de doorlooptijd van administratieve processen. Naast lopende verbetertrajecten liggen er al weer nieuwe ideeën van haar op het bureau van het management. Daarnaast is ze bestuurslid van het TMHL fonds, een fonds door medewerkers en voor medewerkers. Dit fonds verstrekt donaties aan medewerkers die iets willen doen voor een goed doel.

LYDIA NA WERKTIJD

In haar vrije tijd zet Lydia zich in als bestuurslid voor het Lean Management Network (LMN), een internationaal netwerk binnen de technologische industrie. LMN organiseert o.a. netwerkbijeenkomsten, webinars, ronde tafelgesprekken en bedrijfsexcursies. Zij is daar actief op het gebied van het geven van presentaties over lean, het organiseren van excursies in binnen- en buitenland en de ledenwerfdagen. Omdat er altijd nog wat tijd overblijft, is ze ook bestuurslid van de Dorpsraad in haar woonplaats.

LYDIA EN DE NVD

Natuurlijk praten we uitgebreid over de NVD, waar Lydia zeker geen onbekende is als erelid van onze vereniging. Ze heeft de functie van regiobestuurder Gelderland bekleed en was vanaf 2008 landelijk voorzitter. In deze periode zijn o.a. de pakketten voor de partners en de TOP trajecten ontwikkeld. We zijn er nu al helemaal mee vergroeid, maar email was toen een nieuwe ontwikkeling. De NVD heeft email direct ingezet om beter te communiceren met haar leden. Daarvoor gingen de uitnodigen nog op de post!

Zelf zegt ze over haar bestuursfuncties het volgende: ‘Van mijn functies bij de NVD heb ik ontzettend veel geleerd. Met name zaken als besturen, vergaderingen voorzitten en het uitzetten van lijnen voor de toekomst. In mijn periode als landelijk voorzitter was Nederland beland in een flinke crisis. Veel leden kregen te maken met ontslag of het feit dat hun lidmaatschap niet meer werd vergoed. Ik ben ontzettend blij dat we met elkaar de vereniging in de lucht hebben weten te houden’ 

De meerwaarde van de NVD vindt Lydia zeker de bijeenkomsten. Vaak heeft ze een locatie of een spreker voor haar werk geboekt omdat ze deze kende van een NVD bijeenkomst. Voor de toekomst zou ze graag zien dat de bijeenkomsten weer beter bezocht gaan worden. Webinars via Teams zijn prima en praktisch, maar de kracht van de NVD ligt toch in het elkaar ontmoeten en netwerken.

DE TOEKOMST VAN ONS VAK 

Lydia is ervan overtuigd dat het vak niet zal verdwijnen, maar dat secretaresses en managementassistentes veel meer pro-actief gaat werken. Mee- en vooruitdenken, ontzorgen van het management gaan een belangrijke plaats innemen. De traditionele secretaresse die haar werk aangeleverd krijgt, zal zeker verdwijnen. Meegenomen worden in het bedrijfsproces en jezelf blijven ontwikkelen is daarom ontzettend belangrijk. Een netwerk als de NVD kan hierbij van enorme meerwaarde zijn.

TENSLOTTE

Na het interview leidt Lydia me rond in het gebouw. Vanuit de centrale hal lopen we naar het magazijn. In het magazijn staan trucks in alle soorten en maten. Er heerst een duidelijke orde. Met ‘deurhangers’ aan elke heftruck kun je de stap in het proces aflezen: onderzoek, gerepareerd, klaar voor verzending. Simpel en overzichtelijk met duidelijke kleuren. Lydia benadrukt de kracht van papier in een leanproces. Ik krijg nog een kleine demonstratie van de nieuwste ontwikkeling, een volledig geautomatiseerde onbemande truck!

Bij het afscheid staan we even stil bij de Daruma in de centrale hal, een kleurrijk ornament met slechts één ingekleurd oog. Een Daruma staat symbool voor succes en vasthoudendheid en het focussen op je doel. De vorm van het ornament zorgt ervoor dat hij altijd in staande positie terugkomt. Een symbool voor het omgaan met tegenslag en er boven op komen!

Wat een bijzonder bedrijf is Toyota Material Handling en wat is de lean filosofie breed inzetbaar, ook in het vak van directiesecretaresse of management assistent. Het was een inspirerende ochtend en geweldig dat Lydia haar verhaal wil delen met onze leden.

Ede, 23 augustus 2022

*Lean is een filosofie waarbij iedereen in de organisatie gericht is op continu verbeteren. Het doel van lean is het creëren van maximale waarde voor de klant op de meest effectieve en efficiënte wijze.

 logo_toytoa_material_handling_2.jpg              202208_darum_toyota_material_handling_2.jpg       Daruma            

 

 

Blogs Overzicht