If it’s not documented, it doesn’t exist

Vandaag heb ik afgesproken met Diana Polman, Document Reviewer bij MolGen* in Veenendaal. Een wereldwijde leverancier die een totale oplossing biedt in innovatieve DNA/RNA extractie technologie door middel van, hardware, reagentia, consumables, software en service. Deze technologie wordt toegepast in o.a. de humane diagnostiek zoals bij het testen op Covid-19 maar zeker ook in landbouw- en dieronderzoek en -diagnostiek, in biotech-industrie en aquadiagnostiek.

Diana en ik nemen plaats in vergaderzaal ‘London,’ waar direct te zien is dat werken en plezier hier samen gaan; naast de grote vergadertafel staan hier een biljart, dart-set en diverse zitzakken. MolGen is een snelgroeiend bedrijf dat van een kleine start-up onderneming inmiddels is doorgegroeid tot een global organisation met meer dan honderddertig werknemers en vestigingen in de U.K. en Amerika. Een moderne organisatie, waar alles digitaal verwerkt wordt. Ruim een jaar geleden is Diana aan de slag gegaan bij deze werkgever. Zij werkt hier vier dagen per week, waarvan meestal één dag op kantoor en de overige dagen vanuit huis.

DOCUMENT REVIEWER

Als 'Document Reviewer' is Diana onderdeel van de Kwaliteitsafdeling en draagt zorg voor het totale documentenbeheer; zoals het bewaken van de kwalitatieve huisstijl, het versiebeheer en de leesbaarheid van b.v. handleidingen en werkinstructies. Zijn de teksten duidelijk, niet voor meerdere uitleg vatbaar etc. Alle documenten zijn opgesteld in het Engels. Vanuit haar jarenlange ervaring als managementassistente is het een tweede natuur om de taalfouten, linkjes die niet werken en foutieve bladnummering te spotten. Enthousiast vertelt Diana over haar werk. ‘Ik ben nieuwsgierig van aard, haal veel energie uit het leren van nieuwe dingen. Daarbij houd ik van structuur, ordenen en het opmerken van nuances. Allemaal eigenschappen die passen bij mijn huidige functie.'

Ook haar sociale kant kan Diana kwijt in haar werk. Zo werd tijdens de lockdown gebruik gemaakt van de wekelijkse teamvergaderingen om ook de sociale kant naast het zakelijke aandacht te geven.

HET AUDITTEAM

In het verleden heeft Diana bij diverse internationale bedrijven gewerkt en haar kennis van het Engels komt haar bij MolGen goed van pas. Naast dat alle documenten in het Engels zijn opgesteld, worden ook de verslagen van vergaderingen in deze taal uitgewerkt.  Een Document Reviewer notuleert vergaderingen? Jazeker, want naast haar reguliere werkzaamheden is Diana gevraagd deel te nemen aan het Auditteam. Inmiddels heeft ze de intensieve vierdaagse training voor “Internal Auditor ISO” hiervoor afgerond. MolGen is op dit moment de laatste fase ingegaan voor de ISO-certificering.

Binnen het Auditteam werkt zij als 'Observer' samen met twee 'Lead Auditors'. Het QA-RA team zet een kwaliteitsmanagementsysteem op en brengt alle procedures van het bedrijf in kaart op basis van de ISO-standaards 13485. De afdelingen zelf brengen hun eigen procedures in kaart en zorgen ervoor dat deze bij QA-RA terecht komen voor opname in het kwaliteitsmanagement systeem. Het Audit team houdt bij een audit de procedures en wat daar binnen valt tegen de Standaard en geeft aan waar nog eventuele 'gaps' zitten. Diana formuleert haar werk binnen het team als volgt: ‘ik ben ‘de ogen en oren’ van dit team. Ik kijk mee, denk mee, notuleer, controleer o.a. of de juiste formulieren worden gebruikt en of duidelijk is waar deze documenten zijn opgeslagen’ (denk daarbij aan het belang van juist documenteren bij b.v. een terugroepactie).

TRAINING GEVEN EN INNOVEREN

Door haar werkzaamheden binnen het Auditteam heeft Diana contact met alle afdelingen van het bedrijf en kent hun werkwijze. In het verlengde hiervan is zij lid geworden van het 'On Boardingsteam' voor nieuwe medewerkers, waarvoor zij o.a. de workshop 'Document Management Systeem' geeft. ‘Het geven van training aan nieuwe medewerkers was een spannende nieuwe ervaring, maar ontzettend leuk om te doen,’ aldus Diana.

Ook op het gebied van innovatie is MolGen actief; initiatieven voor o.a. productverbeteringen worden besproken in het 'Project Decision Board', waarvan Diana onderdeel uitmaakt en waarvoor zij de notulen verzorgt. Kortom, Diana’s werkweken zijn gevuld met een grote diversiteit aan werkzaamheden.

DE NVD

Uiteraard hebben we het ook nog over haar NVD lidmaatschap. Diana is in 2017 door een lid van het regioteam Brabant in contact gekomen met de NVD. Na haar eerste kennismakingsbijeenkomst is ze gelijk lid geworden. Op mijn vraag wat de NVD haar gebracht heeft, antwoordt ze spontaan: ‘Kennisverdieping en een fijn netwerk. Door de bijeenkomsten op locatie maak je kennis met de vele mogelijkheden van onze NVD-partners.’ Verder zou ze het een toegevoegde waarde vinden als bepaalde workshops nog eens herhaald werden met b.v. een andere invalshoek of verdieping.

DE TOEKOMST VAN ONS VAK

Diana is van mening dat het vak van managementassistente altijd zal blijven bestaan. Een secretaresse/managementassistente is eigenlijk de smeerolie van een bedrijf. Daarnaast is het vak breed, waardoor je buiten of binnen je bedrijf vaak kunt doorgroeien naar een andere functie of deel kunt nemen aan een speciaal project. Sta altijd open voor nieuwe kansen is haar advies.

Na ruim een uur neem ik afscheid van Diana met een hoofd vol informatie, carrièrekansen en mogelijkheden voor alle NVD-leden.

Veenendaal, 21 april 2022. 

*MolGen is de wereldwijde leverancier van innovatieve extractie-DNA / RNA-isolatietechnologie, systemen, producten en kits voor menselijke diagnostiek, dierdiagnostiek, landbouwonderzoek, aquacultuur, farma en de biotech-industrie. Kijk voor meer informatie op de uitgebreide website van MolGen.